【誰でも業務改善】業務改善のフレームワーク『ECRSの原則』
業務改善手法の大原則『ECRSの原則』
工場などの生産現場で使われる業務改善手法としてECRSの原則があります。読み方は「ECRS(イクルス）」と呼ぶのが一般的です。
ECRSの原則は、「E（Eliminate)：排除、C（Combine)：結合、R（Rearrange)：再配置、S (Simplify)：単純化」の4つの改善の視点にもとづき、改善箇所を洗い出す業務改善のフレームワークです。
ECRSの原則を使って、「E⇒C⇒R⇒S」の順で業務の改善を検討することで大きな改善効果を得ることができます。
ECRSの原則は、生産現場だけでなく、一般的なバックオフィス業務などの間接部門にも使える万能的なフレームワークです。以下、4つの視点についてもう少し詳しく説明をしていきます。
E（Eliminate)：排除
最初の視点は「その作業をなくせないか、やめれないか」です。特に長年、当たり前のように行っている定型的な業務は、「排除」の対象になる業務が多いです。前任者から引き継いでそのまま業務を行っているが、「なぜ、何のためにその業務を行っているのか」を担当者も理解していないケースが該当します。
特に作業の目的やゴールが不明のものは、思い切って一度やめてみるのが効果的です。
ある事例として取引先に毎月、送付していた業務確認書をある時、思い切って送付するのをやめてみたら、確認書が来ないことに対して取引先から1件も苦情が来なかった事例もあります。
C（Combine)：結合
2つの目の視点は「別々の工程・作業を一つにまとめられないか、分業している作業を一人でできないか」です。一般的な業務や作業は、なんらかのインプットを投入して、作業を行い、アウトプットを出力します。一つの書類を作成する場合に、複数の作業者で書類の一部を分担して作成しているようケースが該当します。本来、業務や作業の役割分担が決まっていることはすばらしいことですが、定期的に見直しを行っていないと、役割分担自体が無駄な業務の足かせになってしまうケースもあります。
役割をゼロベースで考える視点が必要です。アウトプットを出力するまでの作業を1人がすべて行った場合に誰が行うのが最も効率的かを考えてみると、適切な作業担当者に業務を寄せることができます。
R（Rearrange)：再配置
3つ目の視点は「再配置」となります。「工程順や作業順を入れ替えたらどうか。全体最適から見て自部門あるいは他部門に業務を移管したらどうか」という視点です。日々の小改善として作業手順を入れ替え、試行錯誤することも再配置のひとつです。とはいえより効果的な「再配置」としては業務プロセス全体や全社のサプライチェーンなど全体を俯瞰する目線での改善となります。
業務全体で「再配置」を行う場合に大切なのは「目的」と「目標」です。なぜなら達成したい「目標」に向けて、最も効果的を発揮する業務プロセスにゼロベースで再配置するからです。
全社的な業務改善や部門全体の業務改善を行う場合は、全体を俯瞰する目線と客観的な目線が必要となるため、外部のコンサルタントの支援を依頼することが多いです。
業務の担当部署の変更する場合も「再配置」にあたりますが、最も効果的な再配置が外部に業務を委託する「アウトソーシング」となります。
S (Simplify)：単純化
最後の視点は「もっと簡単な方法でできないか、ツールを活用して効率的に作業できないか」です。世の中に便利なITツールが出てきているのに、従来通り紙で業務を行っているケースが該当します。改善の流れとしては「業務の標準化」を行い、業務を単純化します。その上で、ITツールや機械などによる業務の自動化を図ります。最近、注目されているRPAも業務の自動化のひとつです。
「自動化」を進める上でのポイントは、費用対効果を加味した最適なITツールの選択です。
RPAやクラウドのサービスなど業務改善に寄与できる製品は多数あります。しかしながら、改善インパクトが大きいところに対して、自動化を行わなければ、ツールを使った分だけ業務コスト増につながる可能性もあります。
大きな流れとして積極的にITツールを活用すべきですが、より効果的に自社の業務改善につなげるためには費用対効果の目線が重要となります。
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